Auditoría | Promese/Cal presentó una diferencia de 138 MM al conciliar sus activos fijos
La auditoría de la Contraloría encontró fallas en el sistema de inventario utilizado entre septiembre de 2020 y abril de 2021
Durante el período auditado, la nómina creció con 284 nuevos empleados
Claudia Fernández
El informe de auditoría realizado por la Contraloría de la República al Programa de Medicamentos Esenciales y Central de Apoyo Logístico (Promese/Cal) desde el 1 de septiembre de 2020 hasta el 30 de abril del año 2021 señala como los principales hallazgos la falta de un sistema de inventario, así como una diferencia de 138,460,748 pesos entre el auxiliar de activos fijos en Excel y el transparentado en el resumen de activos del Sistema de Administración de Bienes (SIAB).
“A la fecha de este informe y en indagaciones con las autoridades competentes, nos cercioramos de que Promese/Cal no cuenta con un sistema de información financiera integrado, que les permita tener información de primera mano, respecto de sus disponibilidades de inventarios, ni saber en todo momento que cantidad de productos entran o salen de sus almacenes. Además, no poder identificar con exactitud la cantidad de productos en tramo vencidos o próximos a vencerse”, establece el documento.
“Al 30 de abril de 2021, existía una diferencia entre el auxiliar de activos fijos de Promese y el resumen de activos del Sistema de Administración de Bienes (SIAB), de RD$138,460,748, donde se puede evidenciar que estos activos no registrados, provienen de períodos anteriores”, agrega el resumen ejecutivo.
De acuerdo con la Contraloría, sus objetivos se vieron limitados por falta de informaciones que no fueron suministradas con integridad y exactitud, por la falta de un sistema integrado de información financiera que detallara reportes de entradas y salidas de almacén, reporte de recibos de ingresos de las Farmacias del Pueblo, resumen de los ingresos de las Farmacias del Pueblo, así como manuales de políticas y procedimientos internos por área (cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, etc.).
La falta de registro en el SIAB de los activos fijos en sus distintas categorías, colocó a Promese/Cal en riesgo de no conocer con exactitud la ubicación, posesión y condición de sus activos fijos por un monto de RD$138,460,748, y, en incumplimiento al manual de bienes muebles e inmuebles emitido por DIGECOG, en 2008, a las Normas Básicas de Control Interno (Nobaci) y violación a la Ley de Bienes Nacionales, pudiendo desencadenar en inventarios de bienes con existencia física no registrados en la contabilidad; inventarios de bienes registrados en la contabilidad que no existen físicamente y reportes o registros de inventarios no actualizados.
“La falta de un sistema integrado de inventario pone en riesgo de pérdida, deterioro, diferencia y valuación de los inventarios, que, al 30 de abril, sería un período manejado de RD$2,562,853,778. Debido a la naturaleza de los inventarios manejados (medicamentos), esta situación coloca a Promese/CAL, en incapacidad de saber con exactitud, qué cantidad de productos entra, sale y/o están vencidos en tramos”, determinó la auditoría.
El inventario inicial en agosto de 2020 estaba contabilizado en 986,424,419 pesos. Las compras y el total de bienes contratados ascendió a 1,576,429,359 pesos. Las salidas fueron 902,145,770 pesos, para un inventario final de 1,660,708,008 y un inventario final en la balanza de 2021 de 1,746,076,564, dejando una diferencia de 85,368,556 pesos.
En una carta con fecha de 29 de junio de 2023, Adolfo Pérez, director general de Promese, le respondió al contralor general, Félix Antonio Santana García, asegurando que “Promese/Cal acató las recomendaciones del órgano fiscalizador y enmendó los hallazgos tan pronto recibió el informe preliminar”.
Cambios en el sistema de inventarios
En un anexo firmado por Juan Carlos Quinche, consultor de Tecnología de la Información (TI), se explica que en Promese estaba instalado un sistema financiero llamado ROHI, implementado por la pasada gestión gubernamental, y que “nunca ha cumplido con las necesidades de la Institución. Además, nunca ha podido ser puesto en producción”.
Según palabras del director de Tecnología, “desde 2006 hasta principios de 2019, Promese/Cal contaba con un sistema que funcionaba a más de un 85 % de su capacidad, el Dynamics GP versión 2018, sin embargo, a finales de 2019 la gestión pasada decidió adquirir un nuevo sistema (ROHI), en vez de la versión 2019 del Dynamics GP, lo que ocasionó una inoperatividad sistemática, ya que ROHI no es un sistema que se ajusta a las necesidades de Promese/Cal. Además, de no hubo una correcta implementación, capacitación y prueba del mismo”.
Quinche recomendó una actualización del Dymanics 365 valorada en 89,275 dólares, el cual fue reestablecido.
El 5 de julio de 2023, el contralor le envió una réplica tras analizar la nueva documentación suministrada por Promese/Cal.
“Luego de evaluar los alegatos de Promese/Cal y el plan de acción aplicado, y vistos los anexos que sustentan la estabilización del sistema Microsoft Dynamics (reporte de entradas, salidas del almacén y reporte de inventario a la fecha), consideramos que fue remediada la incidencia levantada e implementadas nuestras recomendaciones”, señala la auditoría, sin que amerite cambios en el informe.
Sobre la diferencia entre el auxiliar de activos fijos y el SIAB, se realizó la carga de las informaciones al 31 de diciembre del 2022, por lo que “los archivos no presentan diferencias entre el SIAB y el Excel de la institución”.
“Esta situación se daba a causa de que las informaciones de los años 2010 hacia abajo no estaban cargadas en el SIAB, porque esta plataforma no estaba lista para subir estas informaciones. Cuando se hacía el intento de subir el sistema nos daba error”, indicó Promese.
La Contraloría decidió que “fue remediada la incidencia levantada e implementadas nuestras recomendaciones”, advirtiendo que “estaremos dando seguimiento a este tema en la próxima auditoría de campo, planificada para el segundo semestre de 2023”.
Licitación bajo cuestionamiento
Otro punto que la Contraloría resalta en su informe, es el caso del empleado público Benjamín Ramos Lizardo, quien se encontraba licitando en Promese/Cal con dos empresas de las cuales posee más del 95 % de las acciones.
Se verificó que el suplidor estaba habilitado para participar y se hizo una consulta a la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP), quien como órgano rector certificó mediante comunicación DGCP44-2022-001222, emitida en fecha 14 de febrero de 2022, que las empresas aludidas contaban con su RPE activo y estaban habilitadas para ser contratadas por el Estado Dominicano.
Luego de evaluar los alegatos de Promese y vista la comunicación DGCP44-2022-001222 de la Dirección General de Contrataciones Públicas, la Contraloría consideró “que debe ser removido el punto”.
Presupuesto
Para los años 2020 y 2021, Promese/Cal manejó aproximadamente 16,560,236,824 pesos.
Para el año 2020, el presupuesto fue de RD$4,155,382,667, más RD$6,320,319,899, asignados por el Ministerio de la Presidencia por motivo del COVID-19, para un total recibido de RD$10,475,702,566, de los cuales solo fueron devengados RD$7,093,448,168.
“Cabe destacar que de los restantes RD$3,382,254,398, solo un aproximado de RD$1,800,000,000 fueron comprometidos y ejecutados en los primeros meses del año 2021 y la partida sobrante de RD$1,582,254,398 aproximadamente no fue ejecutada, por razones varias (renuncia a procesos de proveedores, partidas no comprometidas, etc.)”, detalla el texto.
Para el año 2021, les fueron asignados RD$4,156,694,851 más RD$1,927,839,407 extraordinarios por concepto del COVID-19, para un total recibido en lo que va de año (enero- abril 2021) de RD$6,084,534,258 de los cuales han sido devengados RD$1,678,127,686 aproximadamente.
Al momento de este informe, la conciliación bancaria de la cuenta de captación directa de recursos No.240-016967-0 no presentó ninguna desviación que reportar.
Para el período auditado, Promese donó mediante sus doce (12) programas de bienestar social aproximadamente RD$40,000,000.
Asimismo, se establece que Promese/Cal no ha realizado ningún procedimiento de compra por el concepto obras, sin embargo, le están dando continuidad a los contratos de obras heredados de la pasada gestión. De éstos, han inaugurado aproximadamente 32 Farmacias del Pueblo.
Nómina
Al 30 de abril de 2021, Promese/Cal tenía un total de 2,453 empleados aproximados, siendo contratados en las diferentes modalidades 284 empleados nuevos en el período auditado, ascendentes a un monto de contratación de RD$64,859,700.
Del total de empleados contratados en el período auditado (284), la Contraloría seleccionó 95 expedientes para revisión, de los cuales, la revisión no arrojó ninguna desviación importante de control interno.
La nómina fija pasó de 42,594,426 en septiembre de 2020 a 44,472,177 en abril de 2021.
Claudia FernándezPeriodista, graduada de la Universidad Católica Santo Domingo (UCSD) con honor Summa Cum Laude. Posee un máster en Comunicología Aplicada de la Universidad Complutense de Madrid. Amante de los viajes, la moda y la música en vivo.
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